Reinženjering poslovnih procesa

http://www.crethq.com/wordpress/wp-content/uploads/2011/05/bpr1.jpg

Uzimajući u obzir pretpostavku da ste u prethodnom članku o ERP sustavima stekli pravu sliku o istima i usvojili ključne pojmove, otići ću korak dalje te vam prezentirati reinženjering poslovnih procesa (Business Process Reengineering – BPR)…

Što je to BPR?

Reinženjering poslovanja je izraz koji se danas mnogo koristi u suvremenoj literaturi iz oblasti rukovođenja i organizacije i uopće u komuniciranju među poslovnim ljudima. Ovim izrazom su obuhvaćeni modeli za kompleksnu reorganizaciju procesa ili poslovanja. Neki tvrde da je bio menadžerska moda ranih devedesetih. Bio je pogodan koncept za svoje vrijeme, vrijeme recesije i povlačenja. Reinženjering je proces radikalne promjene ili transformacije koji je usmjeren na preispitivanje svakog procesa u organizaciji i cjelokupnoj organizaciji. Reinženjering je kreativan i inovativan proces koji mijenja organizacijsku kulturu, stvara nove procese, nove sisteme, nove strukture i nove načine za provođenje promjena i kao takav utječe na uspjeh kompanije. Budući da je uvijek najbolje krenuti od osnova, za početak bih definirao pojam procesa. Proces je skup aktivnosti i/ili operacija koji određene ulaze (input) pretvaraju u izlaze (output). Proces se prepoznaje po promjenama koje se zbivaju tijekom obavljanja aktivnosti i operacija. Rezultati tih promjena su izlazi. Na procesnom pristupu bazira se suvremeni pogled u proučavanje sistema.

Čemu služi reinženjering?

Prije nego pristupimo bilo kojem poslu, moramo definirati ciljeve koje želimo postići. Ciljevi su opći ili posebni. Opći ciljevi organizacije su: opstanak, razvoj, brzo prilagođavanje kupcima i dobavljačima, konkurentnost i motiviranost i na kraju, ali i na početku odgovarajuća kvaliteta proizvoda ili usluge namijenjene korisniku. Reinženjering čini drastične promjene u povećanju kvaliteta i smanjenju troškova, smanjuje i vrijeme izvršenja procesa, poboljšava unutarnje i vanjske odnose, eliminira nepotrebne aktivnosti, omogućava ugodnu atmosferu za rad i definira široku odgovornost zaposlenih.

Karakteristike BPR-a

U cijeloj priči izuzetno je bitan procesno orijentiran pristup, u kojem do izražaja  dolazi skup aktivnosti usmjerenih postizanju cilja, koji izražava radnju, troši resurse, ima svoj početak i kraj, te ima svog korisnika i sponzora. Svi ćemo se složiti kako u današnje vrijeme dijelove uspješne organizacije čine procesi, ljudi i tehnologija zajedno, između kojih se stvara neraskidiva veza (sinergija). Upravo je reinženjering poslovnih procesa fundamentalno promišljanje i radikalni redizajn poslovnih procesa kako bi se dobila dramatična poboljšanja performansi, kao što su troškovi, kvaliteta, usluga i brzina. Danas je jasno da reinženjerstvu poslovnih procesa ishodište postaje upravo identificiranje problema u korištenju informacijske tehnologije, posebice skladišta podataka. Konkretan primjer iz prakse je Porezna uprava, u kojoj faktor konkurencije nije toliko važan, ali u težnji za podizanjem razine efikasnosti u ubiranju poreza, korištenje informacijske tehnologije i modernih organizacijskih metoda kao reinženjerstvo poslovnih procesa je nužno.

Zašto provesti BPR i koja je  formula uspjeha?

Smatram kako postoji mnogo dobrih i čvrstih razloga za provođenje reinženjeringa poslovnih procesa

reinženjeringa poslovnih procesa, a najvažniji od njih je svakako ostvarivanje radikalne prednosti organizacije u odnosu na konkurenciju:

  • Što kupac očekuje od nas?
  • Što i na koji način treba promijeniti da bi se zadovoljili zahtjevi kupca?

Prilikom samog provođenja reinženjeringa moramo si postaviti i neka pitanja poput:

  • Trebamo li ostaviti postojeće procese da budu osnova novih?
  • Koliko treba razumjeti postojeće procese?
  • Trebamo li započeti organizaciju od početka? i sl.

Uspjeti se može samo čvrstom voljom s kompletnim timom, primjenjujući metode koje su poznate i ne robujući im. Cjelokupan rad treba biti usmjeren na klijenta jer sam cilj reinženjeringa je zadovoljenje potrebe klijenta za proizvodima i uslugama.

Ključ uspjeha:

  • raditi brzo a ne oprezno – prije nego li reinženjering naiđe na otpor
  • tolerirati rizik – tko ne riskira, ne profitira
  • prihvatiti nesavršenost – upuštanjem u nepoznato činimo pogreške i učimo na njima
  • ne treba prestati prerano, čim dođe do prvih rezultata ili poteškoća, upornost i strpljenje su bitni da bi se vidjeli rezultati.

Alati za modeliranje

Postoji veliki broj različitih alata za modeliranje, a izbor istoga ovisi o potrebama i veličini poslovnog sustava koji se želi poboljšati.  Navest ću ih samo nekoliko, ali neću ulaiziti u analizu svakog od njih.

  • ARIS
  • INCOME
  • Casewise Modeler
  • WebSphere Business Integrator Modeler.

Želja za uspjehom i hrabrost da se započne

Za sam kraj spomenuo bih i neizbježne faktore za uspješno provođenje reinženjeringa poslovnih procesa. Vrlo je važno sponzorstvo višeg menadžmenta i njegovo uključivanje u projekt, te strateško usmjeravanje u strateškom smjeru organizacije. Putem prihvatljive poslovne prezentacije o razlozima za promjenu s mjerljivim ciljevima nužno je upoznati sve zaposlene, a naročito osobe iz top managementa koje donose konačnu odluku. Metode koje se primjenjuju u kriznim situacijama u poslovanju potrebne su i kad kompanija dobro posluje. U konačnici treba staviti naglasak na efikasno upravljanje promjenom uz poticanje transformacije organizacijske kulture, definirati vlasništvo nad procesom, spajajući vlasništvo s odgovornošću, te posvetiti pažnju sastavljanju tima za reinženjering, s obzirom na veličinu tima i znanje, kao najvažnijem i najosjetljivijem detalju čitavog procesa. Krupnim koracima grabimo ka dobu reinžinjeringa. Oni koji se odazovu njegovim izazovima pisat će nova pravila. Sve što je potrebno je želja za uspjehom i hrabrost da se započne.